جلسات ثمربخش

کتاب جلسات ثمربخش: برنامه‌ریزی و مدیریت جلسات موثر در سازمان نوشتۀ برایان تریسی، در قالب 21 فصل، به بررسی انواع جلسات، ساختار هر یک از آن‌ها و نیز عوامل ریز و درشتی که به افزایش اثربخشی این جلسات می‌انجامند، پرداخته است.

از آن‌جا که هر سازمان یک واحد انسانی و اجتماعی به شمار می‌رود، برگزاری جلسات رویه‌ای ضروری در حفظ بقا و پویایی آن محسوب می‌شود. برگزاری جلسات می‌تواند کاربردهای متفاوتی داشته باشد. در این میان، بسیاری از مدیران به هر دلیلی، توانایی برگزاری و مدیریت جلسات ثمربخش را ندارند یا پس از سال‌ها تجربه به این توانایی دست می‌یابند. با وجود این، مدیریت جلسات به شکلی اثربخش یک مهارت است و به همین دلیل، بهره‌گیری از تجربیات موفق دیگران می‌تواند مسیر را برای افزایش اثربخشی جلسات و کاهش هزینه‌های مختلف مرتبط با آن هموارتر سازد.

در کتاب جلسات ثمربخش (Business meetings) خواهید آموخت که چگونه جلسات را به شکلی موثر اداره کرده و در آن‌ها مشارکت کنید تا در نهایت به بیشترین بازده در ازای زمانی که برای آن‌ها صرف کرده‌اید دست یابید.

نحوه برنامه‌ریزی و مدیریت جلسه از سوی شما به عنوان مدیر و همچنین عملکردتان طی جلسه، از اصلی‌ترین عوامل تعیین‌ کننده موفقیت شغلی‌تان به شمار می‌روند. مدیران بالادستی همیشه کیفیت و کمیت مشارکت شما در جلسات را به دقت نظاره می‌کنند. اگر بتوانید عملکردی خوب در جلسات داشته باشید، مسیر پیشرفت شغلی‌تان هموارتر خواهد شد. در هر صورت می‌توانید طی جلسات عملکردی درخشان داشته یا بسیار بد عمل کنید که البته این به خودتان بستگی دارد. به هر حال عملکرد هیچ‌کس در جلسات از چشم دیگران پنهان نیست.

اگر مدیر مجموعه‌ای هستید، زیردستان شما میزان اعتبار، شایستگی، هوش و نیز شخصیت‌تان را از نحوه مدیریت جلسه مورد ارزیابی قرار می‌دهند. مدیران موفق آن‌هایی هستند که می‌دانند چگونه جلسات را به خوبی مدیریت کرده و عملکرد موثری در محیط جلسه داشته باشند. پیتر دراکر می‌گفت «جلسات، ابزاری اولیه برای مدیریت هستند.» از آن‌جا که بخش مهمی از وقت کاری شما در جلسات صرف می‌شود، یادگیری شیوه مدیریت آن و نیز کسب اطمینان از دستیابی جلسه به نتیجه مورد نظر، نقش مهمی در موفقیت شغلی‌تان خواهد داشت.

اگر بتوانید عملکرد خوبی در مشارکت و مدیریت جلسات داشته باشید، می‌توانید تا 40 درصد از زمان از دست رفته را برای انجام کارهایی با بهره‌وری بالا و دستیابی به نتایج بیشتر صرف کنید که این رویه در نهایت به پیشرفت سریع شغلی شما کمک می‌کند. اگر نتوانید عملکردی خوب در جلسات داشته باشید، نمی‌توانید در مدیریت هم موفق باشید.

در کتاب جلسات ثمربخش، به بررسی دو دسته اصلی از جلسات می‌پردازیم. دسته نخست شکل آشناتر جلسات یعنی ملاقات گروهی به دلایل مختلف است. دومین دسته از جلسات نیز جلسه‌های دو یا چند نفره‌ای است که در آن به امور مختلفی نظیر مصاحبه، مذاکره، توجیه، استخدام، اخراج، پاداش‌دهی، تفویض اختیار یا سایر فعالیت‌های مدیریتی می‌پردازید.

این کتاب دربردارنده 21 مبحث مهم است که با سال‌ها مطالعه و پژوهش برایان تریسی (Brian Tracy) در زمینه نحوه برگزاری جلسات در سازمان‌های مختلف به دست آمده است. اگر بتوانید این آموزه‌ها (یا بخشی از آن‌ها) را در راهبرد مدیریت جلسات خود به کار گیرید، اثربخشی مدیریتی‌تان به‌ طور قابل توجهی افزایش می‌یابد و چه بسا این پیشرفت موجب شگفتی‌تان هم بشود.

در بخشی از کتاب جلسات ثمربخش می‌خوانیم:

یکى دیگر از ضعف‌هایى که در جلسات حل مسئله و تصمیم‌گیرى پدیدار می‌شود، تمایل افراد به اجتناب از کشمکش و بیان اینکه «بیایید با هم دعوا و جروبحث نکنیم!» است. در بسیاری از موارد می‌بینیم که افراد به دلیل مسائل شخصی و جلوگیری از ایجاد کدورت، مواضع و نظرات یکدیگر را نقد نمی‌کنند. اجتناب از کشمکش، موجب می‌شود نتوانید به راه‌حلی خوب و ارزشمند دست یابید. اعضای گروه اغلب احساس می‌کنند که هر راه‌ حلى کاربردى است. افراد گروه حل‌ مسئله در پایان روز یا در پایان هفته مى‌خواهند به یک جمع‌بندى کلی رسیده و هرچه سریع‌تر به جلو حرکت کنند. هدف این گروه، اتخاذ یک تصمیم خوب نیست؛ بلکه فقط می‌خواهند تصمیمی گرفته باشند، بدون اینکه کیفیت آن برایشان ارزشمند باشد. گروه قصد دارد به موضوع خاتمه دهد تا بتواند موضوع دیگرى را آغاز کند. آن‌ها برای فکر کردن به موضوعات سخت‌تر هیچ تلاشی نمی‌کنند و به دنبال راه‌حل‌های بهتر نیستند.