اثر بخشی اتوماسیون اداری بر عملکرد آموزش فنی و حرفه ای

حمیدرضا رئیسی، کتاب اثربخشی اتوماسیون اداری بر عملکرد آموزش فنی‌ و‌ حرفه‌ای را در راستای بهبود بهره‌وری سازمانی گردآوری کرده و مکانیزم اتوماسیون اداری را به منظور جست‌و‌جوی آسان در اطلاعات ذخیره شده، پاسخگویی سریع و به موقع به مراجعان و از همه مهم‌تر، حذف کاغذ از چرخه مکاتبات اداری جهت بهبود ارتباطات درون سازمانی در معرفی می‌کند.
امروزه جهش در تولید علم و ایجاد نوآوری‌های جدید در حوزه ارتباطات سبب افزایش سیر تبادل اطلاعات و نیز افزایش بهره‌وری در این زمینه شده است. یکی از مهم‌ترین تکنولوژی‌های نوین و مطرح در این زمینه اتوماسیون اداری است. اتوماسیون اداری، بهترین ابزار برای رسیدن به راهکارهای مفید در جهت صرفه‌جویی و استفاده بهینه از زمان در سازمان است.
راه‌حل‌های مکانیزه به گردش مکاتبات سازمان سرعت بخشیده و همچنین مدیریت بر گردش کارها را میسر می‌سازد. در کتاب اثربخشی اتوماسیون اداری بر عملکرد آموزش فنی‌ و‌ حرفه‌ای با این راه‌حل‌ها و فرآیندها آشنا می‌شوم. در این فرآیند، حذف مکاتبات کاغذی، صرفه‌جویی و استفاده بهینه از زمان عملی می‌شود و در واقع اتوماسیون اداری مکانیزمی است در راستای بهبود بهره‌وری سازمان از طریق گردش الکترونیکی مکاتبات در سطح سازمان، جست‌و‌جوی آسان در اطلاعات ذخیره شده، پاسخگویی سریع و به موقع به مراجعان، حذف کاغذ از چرخه مکاتبات اداری، اعمال کنترل مناسب بر کاربران، ثبت و نگهداری بهینه اطلاعات و بهبود ارتباطات درون سازمانی است.

گسترش سیل آسای کامپیوتر در دهه‌های اخیر، مهم‌ترین تغییر را در نظام دانایی از اختراع چاپ در قرن پانزدهم یا حتی از اختراع خط به این سو پدید آورده است. به موازات این تغییر خارق العاده، گسترش شبکه‌ها و رسانه‌های جدید آمده است که به همان اندازه شگفت‌انگیز است و کارش، جابجا کردن دانایی و عناصر تشکیل دهنده آن یعنی داده و اطلاعات است. آنچه که مدیران در سطوح مختلف سازمان انجام می‌دهند و همواره در فضای آن حرکت می‌کنند.

برقراری یک ساختار ارتباطی مطلوب در سازمان‌ها، مدیریت سرمایه اطلاعاتی را تسهیل و تقویت می‌کند و در این راستا، تکنولوژی و ابزار نوین برقراری ارتباطات در سازمان، در تامین بستر مناسب مدیریت اطلاعات و ارتباطات سازمانی بسیار تاثیرگذار است. از دلایل عمده بکارگیری تکنولوژی اطلاعاتی در محیط اداری، افزایش بهره‌وری کسانی است که در ادارات و دفاتر کار می‌کنند. دفتر به معنای محلی است که عده‌ای از کارکنان گرد هم می‌آیند تا نوع خاصی از کار مانند پردازش اطلاعات را انجام دهند. اداره و محل کار، تابع پیشرفت فناوری و عملیاتی است که در آن انجام می‌گیرد، به میزان قابل توجهی تحت تاثیر تکنولوژی در آن است.

در کتاب اثربخشی اتوماسیون اداری بر عملکرد آموزش فنی‌ و‌ حرفه‌ای می‌خوانیم که سیستم اتوماسیون اداری، حلقه ارتباط فناوری اطلاعات با ارتباطات سازمانی بوده و کاربرد وسایل الکترونیک در فعالیت‌های دفتری، به منظور افزایش کارایی و اثربخشی در سازمان است. سازمان فنی‌ و‌ حرفه‌ای از جمله سازمان‌های پویا و فعال در زمینه آموزش و ارائه خدمات فنی‌ و‌ حرفه‌ای به کار آموزان در سطح کشور است که با توجه به رسالت خود در زمینه ایجاد بهره‌وری در آموزش و دامنه بالای فراگیران، ایجاد رهیافت‌هایی در زمینه تعالی کارایی فعالیت‌های این سازمان از یک‌سو و از سویی پاسخگویی به خیل فراگیران با توجه به امکانات و بودجه محدود سبب شده تا یکی از موارد اهتمام در این سازمان توجه به استفاده از فناوری‌های نوین در عرصه آموزش و اطلاع رسانی باشد.

اتوماسیون اداری توانسته ضمن ارتباط تنگاتنگ بین کارکنان سازمان و نیز اشتراک گذاری اطلاعات و داده‌ها، ایجاد کننده یک بستر برای استفاده همزمان گروه وسیعی از کاربران از داده‌های مراکز می‌شود. در این شرایط، فرایند‌های کار، بروکراسی اداری، درخواست‌ها، پیگیری‌ها و... در یک قالب و به شکل منظم دسته‌بندی شده و کاربران می‌توانند در هر لحظه و با کمترین زمان اتلاف با بیشترین دقت به فعالیت‌های خود در سازمان اقدام نمایند.